Ordenar 164 kilómetros de memoria

Los archivos de la Xunta de Galicia, todos los documentos que ha almacenado desde que existe como tal y que cada día incorpora a su acervo el Gobierno autonómico, ocupan más de 164 kilómetros, una distancia superior a la que separa por carretera las ciudades de Vigo y de A Coruña. Es mucha documentación que poner en orden, conservar de forma adecuada y difundir. De ahí que el Consello de la Xunta dé hoy su visto bueno a la hoja de ruta que guiará el destino de estos contenedores de memoria de aquí a 2026, concretada en un nuevo Plan de Arquivos que apostará, conforme al signo de los tiempos, por digitalizar, además de reforzar las instalaciones con más medios materiales y humanos.

El Plan no solo afecta a kilómetros de documentación, sino a variadas instalaciones, aunque una tercera parte se ubica en los servicios centrales. Los documentos que custodia la Administración autonómica, fruto de su labor diaria, se reparten en más de mil locales distribuidos en una docena de archivos centrales, correspondientes a las diferentes consellerías –en este caso, los papeles del departamento de Cultura, Educación e Universidades es son los que más estanterías ocupan– y seis territoriales –los relativos a las delegaciones–. A ellos se sumarían los cuatro archivos históricos provinciales y el Arquivo de Galicia, uno de los ocupantes más precoces de la Cidade da Cultura y cabecera del sistema de archivos de la comunidad.

A todos ellos les afecta el nuevo plan visado hoy y que afectará a los registros en papel, pero también digitales. Hay que tener en cuenta que el año todavía no ha acabado, pero las notificaciones electrónicas de la Xunta a ciudadanos rozan ya el millón.

Retos

Con el nuevo plan de archivos la Administración autonómica pretende afrontar a la vez tres retos: ordenar medios y personal, optimizar de la gestión y potenciar la difusión del material documental.

Primero, tocó diagnosticar el estado de los archivos y las condiciones de conservación y custodia de los documentos y analizar su plantilla. En ese sentido, una primera línea de trabajo pasa por “reforzar” con recursos humanos y materiales los archivos. Eso supone dotar de plazas de personal a las instalaciones, pero también formarlas y alentar la especialización. Además, la Xunta valorará si es preciso ampliar espacios y prevé ya “mejorar” equipos, como los de reprografía –que posibilitan hacer copias de los documentos– y los relacionados con los laboratorios de restauración de archivos.

En cuanto a la gestión, las metas son optimizar la organización, mejorar la gestión documental y simplificar, digitalizar y automatizar procesos. En este ámbito se contempla actualizar el censo de archivos o planificar acciones de conservación preventiva y restauración.

Objetivo final: divulgar

La tercera parte del plan es la difusión de material documental: se trata de acercar los archivos a los ciudadanos y potenciar su acceso y uso con fines educativos y didácticos, por ejemplo, y para ello se darán a conocer los servicios que prestan estas instalaciones de memoria. Por ejemplo, en el Arquivo de Galicia hay una página en la que se cuelgan ya numerosos documentos históricos, desde alguno que habla de la introducción del eucalipto en Galicia a otro que muestra el techo de cristal de las mujeres a través del personal docente de un instituto en los años 60 del pasado siglo. En Galiciana ya hay más de tres millones de documentos digitalizados.

A la hora de redactar el plan se ha contado con los profesionales de los archivos. Un informe analizado en 2021 por el Consello de Arquivos de Galicia advertía de que algunos depósitos están “al límite de su capacidad” e instaba a “combatir un escenario de acumulación documental incontrolada y huérfana de la gestión técnica adecuada”.

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