La Administración genera un ingente volumen de documentos, tanto en papel como en formato electrónico, que en muchos casos recoge información sensible y que necesita ser adecuadamente archivada y conservada. Sin embargo, la Xunta reconoce deficiencias en la custodia que hacen de sus papeles las consellerías de Sanidade, Medio Ambiente y Vicepresidencia. Éste es uno de los argumentos que utiliza la Consellería de Cultura para justificar la nueva Lei de Archivos e Documentos de Galicia, que acaban de entregar a la Cámara. Para reforzar la salvaguarda de la documentación que maneja el Gobierno gallego esta normativa prevé la contratación de nuevos archiveros, así como evaluar la necesidad de nuevas infraestructuras para depositar los archivos.
En la memoria económica que acompaña a la nueva Lei de Arquivos se detallan los resultados de un estudio sobre cómo gestiona su documentación cada consellería. Según este informe, solo cinco de los ocho departamentos del Gobierno autonómico "superan el mínimo exigible en cuanto a custodia, tratamiento y servicio de sus documentos de acuerdo a los estándares internacionales". Para hacer este análisis tuvieron en cuenta la presencia de archiveros o la contratación de alguna empresa para realizar el trabajo de archivo, así como la dispersión de los depósitos documentales, el estado de las instalaciones donde se guardan los papeles y los instrumentos de control sobre estos papeles. Y no cumplen estos mínimos exigibles de salvaguarda de documentación las consellerías de Sanidade, que gestiona todos los historiales médicos de los pacientes, la de Vicepresidencia, encargada de los juzgados, y la de Medio Ambiente, que posee en sus oficinas todos los contratos de obras públicas. "Sufren por ello una pérdida de eficacia y eficiencia", argumenta la Xunta.
Precisamente la Consellería de Sanidade se convirtió en objeto de las críticas de los grupos de la oposición por no facilitar los contratos que había suscrito con empresas del contrabandista Marcial Dorado. La razón que esgrimió el departamento de Rocío Mosquera es que esos expedientes estaban almacenados en un instituto de Vigo, por falta de espacio en las dependencias administrativas de la Xunta, y fueron dañados durante una inundación.
En la memoria económica que acompaña a esta ley se contempla la contratación de al menos nueve técnicos superiores de Archivos para que trabajen en la Administración gallega, no solo en las tres consellerías donde se han detectado deficiencias sino también en otros gabinetes de la Xunta donde se prevé que a medio plazo el volumen de documentación a gestionar requiera incrementar el personal que ya tienen empleado para estas tareas. Esto supondría un coste anual de 350.500 euros, una cifra "muy baja", según justifica la Xunta, si se tienen en cuenta los beneficios que supone en la mejora de la gestión de los archivos.
Sin embargo, la nueva Lei de Arquivos, que se tramitará en el Parlamento, no solo obliga a la Xunta a mejorar la custodia sobre su documentación, sino que también insta a las diputaciones provinciales a contratar archiveros para gestionar sus depósitos documentales y a prestar apoyo económico a los concellos de menos de 10.000 habitantes. La Fegamp rechaza esta medida porque entiende que se obligará a los demás ayuntamientos a disponer de su propio personal de archivo y tendrá "una indudable incidencia económica" sobre las arcas municipales.